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Associations : comment animer votre noeud DocNet ?

Version 1.0

Ce document décrit quelques idées générales sur l'animation d'un noeud DocNet par une association de doctorants ou de docteurs. Son objectif est de montrer comment l'outil technique DocNet s'intègre dans une démarche plus globale de valorisation des compétences des docteurs sur un campus et de dynamisation du tissu associatif.

Le contenu de ce document peut être redistribué sous les conditions énoncées dans la Licence pour Documents Libres.

Table des matières

Introduction

Ce document est une sorte de guide pour l'animation d'un noeud DocNet par une association de doctorants ou de docteurs. Son objectif est de montrer comment l'outil technique DocNet peut s'intégrer à d'autres activités d'une association de doctorants. Il vous explique aussi comment démarrer la réflexion sur la mise en place d'un noeud DocNet et comment réunir les éléments nécessaires. Comme vous le verrez, il suffit pas d'installer le logiciel (c'est sans doute la partie la plus facile). Un noeud DocNet est en fait au confluent de plusieurs activités liées à l'insertion professionnelle et à d'autres aspects de la formation doctorale. Ce texte vise à vous donner une vision claire des enjeux et des points importants de la démarche que vous allez entreprendre.

Dans la section 2, nous expliquons les motivations (la philosophie en somme) qui sous-tendent DocNet. Puis dans la section 3, nous expliquons comment l'animation d'un noeud DocNet peut s'intégrer dans l'ensemble des activités d'une association de doctorants ou de docteurs.

Ce document a été rédigé en collaboration avec des associations de doctorants comme l'ADSL, l'ADIL, l'ASSEC. C'est à partir de l'expérience que nous avons acquise lors de la constitution des tous premiers projets de noeuds que ce document a été conçu. Nous vous recommandons de le lire attentivement pour bénéficier pleinement du travail des pionniers qui ont essuyé les platres DocNet au début 2000. Vous gagnerez ainsi un temps précieux.

Ce document est amené à évoluer en fonction des contributions que vous voudrez bien y apporter.

Pourquoi DocNet ?

Les principes de base de DocNet

DocNet est un réseau d'annuaires gérés localement et appelés des noeuds DocNet. Un noeud est géré par une entité responsable qui peut, c'est le cas que nous discuterons ici, être une association de doctorants ou de docteurs.

Votre noeud DocNet, c'est la base de Fiches personnelles gérée par votre association. Son but est de permettre aux doctorants et aux docteurs du campus de mettre en valeur leurs compétences sur Internet. L'idée est de présenter les profil de compétences des jeunes chercheurs. Cela peut se faire soit dans une optique de recherche d'emploi, soit afin de constituer un annuaire qui peut ensuite servir aux gens à établir des réseaux de relations.

Un profil de compétences s'articule autour d'un projet professionnel, et fait ressortir les compétences acquises lors d'expériences professionnelles ou autres, plutôt que ces expériences et leur chronologie. En ce sens, c'est quelque chose à visée plus générale et aussi plus pérenne qu'un CV. Un profil de compétence ne remplace pas le CV que l'on envoie à un employeur mais il permet de se faire une idée de vos compétences, de ce que vous savez et aimez faire, des activités que vous trouvez valorisantes. Il se situe donc en amont du CV. Au delà du profil de compétences, les fiches personnelles des jeunes chercheurs constitue hébergés par un noeud permettront la constitution d'une base de données d'expertises scientifiques. Ceci est susceptible d'intéresser nombre de partenaires (cabinets d'experts et de consultants, entreprises) dans le cadre de relations contractuelles. Choisir une format de fiche personnelle centré sur les compétences est donc un choix polyvalent.

Cette base peut être intégrée dans un ensemble global, appelé le réseau DocNet. L'objectif n'est pas de décrire ici comment effectuer le rattachement au réseau. Nous vous renvoyons pour cela à la documentation appropriée (Créer un noeud DocNet). Dans le présent document, nous expliquons ce qu'un noeud DocNet peut apporter sur un campus et ce qu'il implique en termes d'animation. Nous tenons en effet à ce que le réseau soit constitué de noeuds dynamiques et pérennes afin qu'il ait un impact maximum sur le monde socio-économique.

Les apports d'un noeud Docnet

Améliorer l'insertion professionnelle

Les actions d'associations de doctorants sur le thème de l'emploi, comme par exemple les recueils de CV à destination des entreprises, fonctionnent bien : les doctorants répondent en grand nombre et les entreprises se montrent souvent très intéressées. Certaines associations ont déjà construit des bases de CV sur Internet, et des organismes de recherche comme l'INRA souhaitent le faire.

Mais ces initiatives sont pour le moment très disparates. Rien ne les relie entre elles, et par conséquent leur capacité d'impact est limitée faute de visibilité nationale des compétences des docteurs.

DocNet, le réseau des docteurs, a pour vocation de donner une visibilité nationale aux compétences des docteurs tout en se basant sur les initiatives locales. DocNet est un réseau d'annuaire de fiches personnelles de jeunes chercheurs, gérés au niveau local, mais intégrés dans un réseau global. DocNet apporte donc :

1.: Un outil informatique pour gérer et interconnecter les bases des différents noeuds du réseau. Cette interconnexion permettra des recherches sur toute la France.
2.: Des outils permettant aux doctorants d'approfondir leur réflexion sur leur projet professionnel et d'améliorer la qualité des profils affichés sur le réseau.
3.: Des opérations de communications en direction des recruteurs pour faire connaître le réseau.
4.: La possibilité d'échanges d'expérience entre les différents noeuds (voir partie 3). Ce document en est le premier exemple !

Pour le doctorant, c'est un outil d'auto-formation à l'insertion professionnelle : travailler sur sa fiche personnelle va le pousser à prendre conscience de ses compétences et de ses intérêts, ce qui est indispensable pour préciser son projet professionnel.

Développer un réseau d'anciens chez les docteurs

Maintenir une relation entre les doctorants en cours de thèse et les anciens docteurs insérés dans différents milieux est indispensable. C'est le moyen pour les doctorants de découvrir d'autres métiers que ceux de l'enseignement supérieur et de la recherche, de s'ouvrir à d'autres horizons. C'est aussi le moyen de bénéficier de l'expérience des anciens tant au niveau du déroulement de la thèse que de l'après thèse.

Pour un laboratoire, c'est un moyen de développer ses contacts avec le monde socio-économique, ou avec d'autres laboratoires par le biais des anciens qui travaillent dans d'autres universités et instituts.

DocNet permet à toute personne qui y est enregistrée d'actualiser sa fiche personnelle et en particulier, de tenir à jour ses coordonnées. C'est donc non seulement un outil d'aide à l'insertion professionnelle mais aussi un annuaire de doctorants et de docteurs.

Dynamiser l'activité des associations

Créer une base de profils de compétences, c'est avant tout agir sur le terrain (voir partie 3) en proposant quelque chose de concret et de directement utile pour tous les doctorants. C'est donc un moyen pour que de nouvelles personnes viennent voir de plus près votre association.

Vous pourrez ainsi prendre en main la problématique de l'insertion professionnelle et établir plus de relations avec le monde de l'entreprise. Cela vous permettra de lancer des actions en direction des entreprises (présence sur les salons professionnels, signalement de votre noeud DocNet, etc.).

L'implication de votre association dans ces diverses activités renforcera considérablement sa notoriété sur le campus. Outre des adhésions supplémentaires, vous y gagnerez beaucoup en considération au sein de l'université. En ce sens, DocNet est aussi un outil de participation à la vie de l'établissement.

Comment animer votre noeud DocNet ?

Plutôt que de centraliser les actions d'insertion professionnelle, la philosophie de DocNet consiste à laisser l'initiative aux acteurs locaux.

Ce choix part d'un constat simple : vous êtes les mieux placés pour prendre en charge votre avenir professionnel. Les choix d'insertion post-thèse sont fondamentaux et nécessitent un effort d'introspection pour chaque doctorant. Il est d'autant plus efficace qu'une dynamique existe à l'échelle de chaque université. C'est pour cela que DocNet est un système décentralisé. Cette proximité à plusieurs avantages :

1.

Les doctorants se sentent plus concernés que par un système central et lointain.

2.

La mobilisation à l'échelle locale permet d'amplifier la réflexion de chacun sur son projet professionnel.

3.

Enfin, cela permet aux doctorants de jouer un rôle actif sur le campus au niveau de l'insertion professionnelle post-thèse.

En ce sens, DocNet est le complément naturel de la Charte des Thèses. Nous souhaitons que DocNet opère autant que possible au même niveau que la Charte des Thèses : la bonne échelle pour un noeud nous semble celle du campus (qui peut regrouper une université et quelques écoles ou instituts).

Pour résumer, la philospophie de DocNet consiste à placer les associations de doctorants au centre des actions de valorisation des compétences des docteurs. Le système DocNet résoud la plupart des problèmes techniques : l'outil fonctionne, est naturellement fait pour être intégré en réseau et pour faciliter la gestion au jour le jour d'une base de fiches personelles de jeunes chercheurs. Les associations qui l'utiliseront pourront alors se concentrer sur les activités d'animation, de mobilisation et d'aide à la rédaction des fiches personnelles en partenariat avec d'autres entités.

Comment démarrer ?

Pour démarrer un noeud, cela demande un tout petit peu de structuration. Il faut une équipe de base, un noyau dur pour donner l'impulsion.

Ce noyau initial n'a pas besoin d'être gros. A partir d'une demi-douzaine de personnes enthousiastes autour d'une bière, c'est largement bon. Pour vous donner une idée, sachez que DocNet a été conçu et développé par moins de 10 personnes entre fin 1999 et juillet 2000 ! Le noyau dur d'un noeud DocNet, c'est d'abord et surtout un groupe de potes qui est motivé par l'idée de DocNet et qui a envie de mettre en place un noeud. Mais bien sur, l'objectif est de ramener du monde, en particulier pour créer une équipe.

Le noyau initial devra agir dans trois directions en parallèle :

1.: Réfléchir à des actions d'aides à la rédaction des fiches personnelles et à la définition du projet professionnel (voir section 3.2).
2.: Préciser le mode de fonctionnement du noeud : Qui fait quoi ? Comment sont suivis les fiches soumises dans la base ? C'est ce que nous appelons la politique éditoriale du noeud (voir section 3.3).
3.: Choisir une solution informatique pour la mise en place. En fait c'est l'étape la plus simple qui doit être abordée en dernier (voir section 3.4).

Sur chacun de ces points, c'est à vous de définir ce que vous voulez faire en fonction de vos goûts et du contexte local. Toutes les idées sont les bienvenues. L'essentiel est que cela marche et que les profils affichés soient de qualité, c'est-à-dire exploitables (donc compréhensibles) par les personnes qui consulteront la base de données. Les pistes que nous allons décrire sont indicatives. Nous avons simplement essayé de structurer les différents points pour rendre la démarche plus claire.

Animer un noeud DocNet demande donc bien sur un peu de travail mais vous devez savoir que nombre d'Ecoles Doctorales sont susceptibles de comptabiliser le temps passé à l'animation en tant que formations complémentaires. De même, ceux et celles qui suivront des formations à l'élaboration de leur fiche personnelle pourront probablement les comptabiliser comme formations complémentaires d'Ecoles Doctorales. Ce sont des points qu'une association de doctorants est parfaitement fondée à négocier sur son campus. De fait, l'animation d'un noeud DocNet peut devenir une activité tout à fait reconnue et validée au sein de l'université.

Aide au bilan personnel / projet professionnel

Faire le point sur ses compétences n'est pas évident a priori. Le modèle de fiche personnelle proposé dans DocNet est le fruit d'un travail approfondi mené avec quelques associations de doctorants. Il repose sur une démarche et une logique qu'il faut comprendre et s'approprier (voir le document intitulé Aide à la saisie disponible sur le site DocNet national). Une association de doctorants n'a pas forcément les compétences pour former d'autres doctorants à ce travail de réflexion sur eux-mêmes. Mais cela n'est pas un obstacle irréductible : il suffit simplement d'aller chercher les compétences là où elles se trouvent.

Ainsi n'hésitez pas à contacter des jeunes docteurs qui ont eu à préciser leur projet professionnel et qui sont maintenant intégrés dans le monde de l'entreprise. Leur expérience pourra être utile pour les doctorants qui souhaitent rédiger leur fiche personnelle..

Une idée complémentaire consiste à entrer en contact avec les mutiples organismes qui proposent des formations sur le thème de l'insertion professionnelle :

1.: AFIJ : http://www.afij.org/activ/modul.html,
2.: ABG : http://www.abg.asso.fr/,
3.: URIS/OPE : http://perso.wanadoo.fr/ope.uris/,
4.: les centres d'orientation et formations de votre université

Ces organismes ont souvent des antennes locales où travaillent des pro ou des quasi-pros de l'insertion professionnelle. Ils vous permettront de démarrer une activité sur le thème projet professionnel ou profil de compétences. Vous pouvez par exemple penser à les associer à l'animation du noeud DocNet que vous gérez : ils peuvent fournir un appui aux doctorants et ainsi contribuer à améliorer la qualité moyenne des profils affichés.

Pourquoi ne pas proposer, en partenariat avec une ou plusieurs de ces entités, des formations et organiser des séances spéciales d'aide à la rédaction de Profils de compétences sur le campus ? Pourquoi ne pas coupler ces séances à la préparation d'un forum docteur/entreprises¹. Mettre en place de telles formations est aussi un bon moyen de transférer des compétences de ces partenaires vers plusieurs membres de l'association, ce qui contribuera à renforcer la masse de personnes susceptibles d'aider les doctorants du campus à préciser leur profil de compétences et leur projet professionnel.

Comme vous le voyez, le champ des possibilités est très vaste. L'animation d'un noeud DocNet n'est pas quelque chose de fondamentalement différent de ce que beaucoup d'associations font déjà sur le terrain. Simplement, toute la partie affichage sur Internet et gestion de base de données étant déjà au point, cela devrait vous permettre de mieux vous concentrer sur toutes les activités les plus importantes, qui impliquent des rapports humains et une transmission d'expérience entre individus.

Déterminer une politique éditoriale

Votre politique éditoriale détermine la tonalité que vous allez donner à votre noeud. Elle précise le suivi de la qualité des fiches personnelles et les modalités de maintenance du noeud. Les actions d'aide à la rédaction des fiches personnelles sont un élément d'une politique éditoriale car elles contribuent à améliorer la qualité globale du noeud.

La politique éditoriale du noeud est l'élément fondamental pour que votre noeud soit rattaché au réseau DocNet. Nous vous invitons à consulter la Charte du réseau DocNet pour savoir quels éléments sont nécessaires pour intégrer le réseau DocNet. N'oubliez pas que votre politique éditoriale peut évoluer d'année en année au fil de votre expérience et du développement de votre association.

Mais plus concrètement, élaborer une politique éditoriale se fait en répondant à un certain nombre de questions :

1.: quelles sont les conditions requises pour déposer une fiche personnelle? (qualité de la fiche, appartenance à un établissement)
2.: quelles sont les personnes qui vont assurer le suivi des fiches soumises dans la base ?
3.: comment vont-t'elles opérer pour veiller à une bonne qualité des profils présentés ?

Choix de la taille du noeud

La première question est relativement triviale : elle consiste à délimiter l'étendue de votre noeud. Comme nous l'avons expliqué, nous pensons que la bonne échelle est le campus avec éventuellement quelques sites annexes. C'est une unité géographique clairement définie, qui dispose en général d'un flux relativement limité de docteurs (d'une centaine à quelques centaines par an). C'est donc une échelle humaine, qu'une équipe de 10 à 40 personnes pourra animer sans difficultés. Nous considérons qu'une personne peut suivre environ 30 doctorants ou docteurs chaque année.

Par exemple, la Guilde a préconisé la création d'un noeud DocNet sur le campus de la Doua à Lyon, qui regroupe l'université Claude Bernard, ainsi que l'INSA de Lyon. Il sera géré par plusieurs associations de doctorants et de docteurs (ADSL, ADIL et Gradient dans la première phase). Mais il est clair que d'autres Ecoles comme l'Ecole Centrale de Lyon et l'Ecole Normale Supérieure de Lyon ont vocation à rejoindre le même noeud. L'extension aux autres universités pourra sans doute se faire naturellement car les diverses associations de doctorants travaillent déjà ensemble et les universités elles-mêmes sont regroupées au sein du Pôle Universitaire Lyonnais.

Le cas de Saint Etienne est intéressant : l'ensemble des doctorants de l'université Jean-Monnet et de l'Ecole des Mines de Saint-Etienne sont regroupés dans la même Ecole Doctorale. Leur nombre est relativement limité (environ 500) et une association de doctorants est présente dans les deux établissements. Il y a donc la conjonction d'une volonté commune aux établissements de Saint-Etienne qui forment des docteurs à améliorer leur formation doctorale, et de la présence d'une association dynamiques sur ces deux sites. Nous avons donc préconisé la création d'un noeud global sur Saint-Etienne afin de créer une masse critique sur cet ensemble qui possède encore une taille humaine.

Il serait par contre déraisonnable de créer un seul super-noeud pour l'ensemble des universités d'Ile de France. De la même manière, nous pensons qu'un noeud à l'échelle d'un seul laboratoire est sous-critique et ne pourra être pérenne (c'est-à-dire survivre à ses fondateurs).

Ces quelques exemples doivent vous donner une idée de l'échelle typique d'un noeud DocNet. Elle se base sur des considérations de taille et aussi sur l'existence d'une conscience collective, d'une mobilisation des doctorants à cette échelle. Cela peut correspondre à l'échelle d'organisation d'un forum docteurs/entreprises (ce fut le cas sur Lyon).

Nous allons maintenant examiner les autres points qui constituent la politique éditoriale. Tout d'abord la constitution d'une équipe de valideurs et le choix d'un administrateur du noeud (section 3.3.2) et enfin les modalités de suivi des fiches personnelles (section 3.3.3).

Monter une équipe

Une des premières taches du noyau initial sera de définir qui fait quoi : il faut quelqu'un qui prendra en charge les aspects techniques liés à l'utilisation de docnet : installation de logiciels par exemple. Ce sera l'administrateur du noeud. C'est lui qui fera l'interface avec la Guilde. Les autres seront amenés à participer au suivi des profils de compétences hébergés par le noeud. Ils seront des valideurs.

Evidemment, cela peut ne pas suffire. Donc le noyau initial doit chercher à s'étendre dans plusieurs directions : en direction des autres doctorants et d'anciens docteurs pour trouver de nouveaux valideurs, en direction des chercheurs pour aussi ramener de nouveaux valideurs (certains jeunes maîtres de conférences et chercheurs seront surement intéressés). Il doit aussi entrer en contact avec des partenaires extérieurs comme les Ecoles Doctorales, l'ABG, l'APEC, l'AFIJ pour monter des formations à la définition du profil de compétences et du projet professionnel, et aussi pour négocier la validation de ces formations par les Ecoles Doctorales. Dans n'importe quelle association de doctorants, il y a des gens intéressés par ces questions et qui ont surement déjà des contacts.

Une fois un petit groupe de valideurs constitué, vous pouvez commencer à discuter de votre manière de procéder pour suivre les fiches personnelles qui seront soumises dans la base.

Objectif qualité

La crédibilité de DocNet passe par une qualité minimale des profils affichés. L'outil permet des recherches globales, sur toute la France. Et il sera probablement très utilisé par le monde de l'entreprise. Or l'image du professeur Nimbus se vend mal, même en période de reprise économique. Avec une bonne qualité des profils de jeunes chercheurs affichés, DocNet peut faire changer l'image du docteur auprès de nombreux employeurs. C'est un point important pour améliorer l'emploi des docteurs. C'est pour cela que nous attachons beaucoup d'importance aux aspects concernant la qualité des profils de compétences.

Les fondamentaux de la validation

Pour améliorer la qualité des profils affichés, vous mettrez en place un groupe de valideurs, issus de votre association ou de votre réseau de relations (jeunes docteurs en entreprise, membres d'organismes d'insertion professionnelle, etc.). Ils évalueront la qualité des fiches personnelles. Leur objectif est de faire en sorte qu'elles soient lisiblespar tous les interlocuteurs potentiels.

En pratique, il s'agit de vérifier que l'ensemble est cohérent avec le projet professionnel. Dans le cas où la démarche n'est pas suffisamment réfléchie (exemples : rubrique projet professionnelnon remplie, ou profil se limitant à un résumé scientifique audible aux seuls spécialistes du domaine, rubriques mal comprises, etc.), le valideur devra conseiller des corrections à l'auteur de la fiche ou le diriger vers les formations mises en place.

La validation consiste aussi à relire les fôttes (toujours présentes), à veiller à une bonne syntaxe des profils et à filtrer les plaisantins éventuels.

Autres aspects de validation

Comme DocNet peut être consulté aussi pour des raisons scientifiques (recherche d'un expert sur un sujet donné), il importe que l'exactitude du contenu scientifique des fiches personnelles soit vérifiée. Une solution envisagée est de constituer un groupe de referees appartenant à votre établissement, qui peuvent être consultés pour certifier la validité de la partie scientifique. Vous pouvez, à ce niveau, travailler en liaison avec les Ecoles Doctorales. Pour simplifier le processus, une idée consiste à permettre au doctorant d'indiquer une personne de référence, comme son directeur de thèse. Rien n'empèche le valideur de la fiche de se baser sur un tel avis extérieur.

Enfin, comme un certain nombre de doctorants travaillent dans le cadre de contrats avec des entreprises, il importe de rappeler aux gens qu'ils doivent veiller à ne pas violer les éventuelles clauses de confidentialité qu'ils auraient pu contracter. La encore, vous pouvez réfléchir à l'implication de personnes extérieures pour vous aider à mettre en place ces étapes de validation.

La description de la procédure de validation (comment les fiches sont relus et par quelles personnes), ainsi que des activités annexes envisagées pour l'aide à la rédaction de profils de compétences constitue le coeur de votre politique éditoriale. L'important est qu'elle semble solide sans virer à l'usine à gaz. Une politique claire, pragmatique mais efficace est le meilleur garant d'un bon suivi des données affichées et du succès de votre noeud.

Enfin, la politique éditoriale comportera un ordre d'affichage par défaut des rubriques des fiches, ce qui permet de donner une tonalité particulière aux informations que vous diffusez. Par exemple, si vous êtes plus particulièrement intéressés par l'insertion en entreprise, il vaut mieux mettre l'accent sur les activités professionnelles et les réalisations plutôt que sur la description des travaux de recherche. Il ne s'agit pas de gommer la thèse, mais de la présenter en termes de compétences valorisables dans le cadre du projet professionnel. A l'inverse, si l'aspect annuaire d'experts scientifiques vous concerne plus, il faudra mettre en avant les aspects scientifiques des travaux de recherche.

Aspects informatiques

Si vous avez du matériel connecté, et quelques notions sur Linux ou Unix, vous pouvez gérer localement votre base². Cela implique d'installer un certain nombre de logiciels que la Guilde fournit sous forme de packages précompilés. Dans ce cas, les données ainsi que les logiciels seront sur un des ordinateurs de votre université ou de votre association.

Si vous n'avez pas cette possibilité, vous pouvez demander la création de votre noeud sur les machines de la Guilde. Vous disposerez d'un noeud que vous gérerez à distance via un navigateur WEB comme Netscape ou Internet Explorer. Les données seront physiquement sur une des machines de la Guilde.

Dans les deux cas, c'est l'administrateur qui gère le fonctionnement technique du noeud. C'est un rôle à part entière, distinct du rôle d'animation ou de validation.

Vous trouverez tous les détails techniques sur la création d'un noeud dans le document Créer un noeud DocNet.

À propos de ce document...

This document was generated using the LaTeX2HTML translator Version 98.1p1 release (March 2nd, 1998)

The command line arguments were:
latex2html -dir /home/garp/web/guilde/docnet/Help/animation -auto_prefix -local_icons -split 0 animation.

The translation was initiated by Pascal Degiovanni on 2000-10-18

Footnotes

... docteur/entreprises ¹: Une version ultérieure du logiciel permettra la production automatique d'annuaires directement imprimables.
... base ²: Dans cette première version, nous ne disposons pas d'un module local pour les systèmes d'exploitation Windows.

Pascal Degiovanni
2000-10-18