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Guilde des doctorants

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Charte du réseau DocNet

Guilde des Doctorants

Version 1.5.1

La présente charte définit les rôles respectifs de la Guilde des Doctorants et de toute personne morale ou physique intervenant dans le réseau DocNet : entité géstionnaire d'un noeud, administrateur de noeud, personnes en charge de la validation des fiches personnelles, personne souhaitant enregistrer un profil dans l'annuaire détenu par un noeud, etc.

Le contenu de ce document peut être redistribué sous les conditions énoncées dans la Licence pour Documents Libres.

Table des matières

Introduction

Le réseau DocNet a pour objectif de fédérer, via Internet, des annuaires de fiches personnelles des doctorants et/ou docteurs créés et maintenus par des associations de doctorants ou de docteurs ou des établissements d'enseignement supérieur ou de recherche. Ce réseau permet de donner une lisibilité nationale (et internationale) au compétences des doctorants et docteurs français, en conservant une dynamique locale d'implication dans l'insertion professionnelle des docteurs. En plus d'une norme pour l'affichage des compétences ( FICHE PERSONNELLE JEUNE CHERCHEUR), il fournit une infrastructure de communication permettant la mise en commun des diverses expériences dans le domaine de l'insertion professionnelle des docteurs. Chaque entité gérant un annuaire intégré dans le réseau définit librement sa politique éditoriale, en gardant à l'esprit certaines recommendations qui sont inscrites dans la présente charte.

Définitions

Le terme ENTITÉ désigne la personne morale (association loi 1901, Établissement d'Enseignement Supérieur ou de Recherche¹ ou encore Ecole Doctorale) qui souhaite créer un noeud DocNet.

Le terme GUILDE désigne l'association loi 1901 GUILDE DES DOCTORANTS, créée le 9 Juillet 1997, et enregistrée à la préfecture du Rhône sous le numéro 0691040753.

Le RÉSEAU DOCNET est un réseau d'annuaires de profil de compétences dont les spécifications ont été définies par la Guilde et sont précisées dans l'annexe A de la présente Charte.

La POLITIQUE ÉDITORIALE du noeud définit les conditions d'accès à l'annuaire de fiches personnelles géré par l' ENTITÉ correspondante, ainsi que les modalités de validation de ces fiches.

La validation d'une fiche a valeur d'autorisation de la diffusion via affichage sur le réseau DocNet aux conditions énoncées en section 4.3.2.

L' ENTITÉ a désigné un de ses membres comme ADMINISTRATEUR du noeud, qui prend en charge la responsabilité du fonctionnement du noeud de la manière précisée plus loin dans la Charte.

L' ADMINISTRATEUR peut être assisté d'une équipe de VALIDEURS, chargé de l'aider dans la tâche de validation des FICHES PERSONELLES JEUNES CHERCHEURS. Ces personnes procèdent à la validation des fiches personnelles conformément à la politique éditoriale du noeud. Elles ne sont pas en charge de l'administration technique du noeud.

Principes de base d'une politique éditoriale

Pourquoi une politique éditoriale ?

La mise au point et la rédaction d'une fiche personnelle implique une réflexion sur son profil de compétences. Cela nécessite un travail personnalisé, pour lequel un accompagnement est utile, voire nécessaire. Cet accompagnement ne peut être efficace que s'il est réalisé au niveau local. La politique éditoriale de chaque noeud précise les actions à mener : accompagnement dans la réflexion sur un bilan de compétences permettant ensuite de rédiger les fiches personnelles; modalités de validation des fiches, tant sur un plan rédactionnel que scientifique; ou encore développement d'actions avec des professionnels du recrutement ou des employeurs potentiels.

La politique éditoriale contient les engagements de l'entité en terme de mode de gestion et de suivi de la qualité des profils présentés sur noeud dont elle a la responsabilité. C'est sur la base de cette politique éditoriale que la Guilde décide du rattachement du noeud au réseau DocNet.

Les éléments minimaux

La présente Charte n'entend pas édicter des règles trop strictes, mais plutôt donner des indications pour que les différents noeuds mettent en place des politiques permettant une bonne mise en valeur des compétences des docteurs via le réseau DocNet.

La Guilde privilégiera des politiques éditoriales claires, concrètement efficaces et qui semblent pérennes. Elle s'engage à argumenter ses décisions.

Qui peut déposer une fiche dans un noeud DocNet ?

Il importe de ne pas faire de séparation entre les personnes visant une insertion dans le secteur académique (organismes de recherche, enseignement supérieur) et celles qui ciblent plutôt le secteur privé.

DocNet doit être ouvert autant aux doctorants qu'aux docteurs, et ne doit pas être réservé aux personnes en recherche d'emploi. Un noeud DocNet fera ainsi fonction d'annuaire d' anciens, et d'affichage de compétences de docteurs en activité. Cela contribuera à une meilleure lisibilité du doctorat, et facilitera l'établissement de contacts entre les docteurs déjà insérés dans divers milieux professionnels et les doctorants préparant leur recherche d'emploi.

La politique éditoriale

La politique éditoriale d'un noeud doit tout d'abord définir précisément qui peut y insérer une fiche personnelle (appartenance à une université, à une Ecole Doctorale, à un organisme de recherche, etc.), et dans quelles conditions (ancienneté par rapport à l'inscription ou à la soutenance de thèse, durée de conservation et modalités de validation des données nominatives).

La politique rédactionnelle doit spécifier les modalités de validation des fiches personnelles. L'entité responsable du noeud choisit le processus de validation qu'elle souhaite mettre en place. Il doit néanmoins faire ressortir clairement les points suivants :

Validation rédactionnelle

Chaque noeud doit se doter d'une équipe de valideurs qui sont chargés d'appliquer la politique du noeud en matière de validation, sur le plan de la forme (orthographe, qualité rédactionnelle, etc.) et du fond (cohérence d'ensemble, adéquation avec le projet professionnel).

Le nombre de ces valideurs peut être adapté au nombre annuel de nouvelles fiches, en fonction des moyens de l'entité : une prèconisation de 20 à 50 fiches par valideur et par an semble raisonnable. Une université comprenant 1000 doctorants en cours de thèse pourra facilement maintenir un annuaire exhaustif à partir d'une équipe de 20 à 30 valideurs.

Les valideurs doivent être connus de l'administrateur du noeud. Un code d'accès personnel leur est attribué pour qu'ils puissent effectuer leurs opérations sur les fiches personnelles. Ce code est strictement personnel et incessible.

Validation scientifique

Elle a pour but d'éviter les informations erronées ou les falsifications sur les activités de recherche des personnes enregistrant une fiche. La procédure est à définir mais nous suggérons que les valideurs agissent à la manière des éditeurs de revues scientifiques, en faisant examiner le contenu scientifique des fiches par un referee choisi parmi des chercheurs ou des enseignants de l'établissement, ou proposés par le doctorant/docteur. Dans ce cas, nous suggérons que la liste des referees soit disponible sur le serveur WEB sous-jacent au noeud.

La procédure minimale de validation scientifique sera une validation par défaut après un délai d'une à deux semaines : si passé ce délai, le referee n'a pas émis un avis défavorable, la fiche est validée sur le plan scientifique. Si tel est le choix de l'entité responsable du noeud, cela doit être mentionné dans la politique éditoriale.

Validation et confidentialité

Un certain nombre de doctorants travaillent sur des problèmes faisant l'objet d'une relation contractuelle avec des partenaires extérieurs à l'établissement. Ces contrats comprennent parfois des clauses de confidentialité. La description des activités de recherche dans les profils de compétences, bien que succinte, ne doit évidemment pas violer ces accords.

Dans cette optique, nous demandons explicitement que les personnes saisissant une fiche personnelle soient informées de la nécessité de ne pas diffuser par ce canal des informations confidentielles liées à leurs travaux de recherche ou à leurs activités professionnelles.

Dans le cas d'un noeud opérant en relation avec une Ecole Doctorale ou un organisme de recherche, il est préconisé de confier la responsabilité de la vérification du caractère non confidentiel des profils de compétences à un responsable administratif de ces établissements, par exemple le directeur d'une Ecole Doctorale. Afin d'éviter de trop retarder l'affichage, on pourra envisager une vérification a posteriori par paquets, par exemple tous les mois. Les fiches personnelles posant un problème sont signalées aux valideurs, et immédiatement retirés de l'affichage (sans être supprimées définitivement).

Qui fait quoi dans un noeud DocNet ?

L'administrateur

L'administrateur a la responsabilité du bon fonctionnement du noeud, tant au niveau technique qu'au niveau du respect des règles édictés dans la présente Charte et dans la Politique Editoriale du noeud.

L'administrateur assure le fonctionnement technique du noeud. Il peut installer².. Ces modifications peuventêtre effectuées afin d'améliorer le service, ou afin de se conformer aux standards et recommandations techniques de l'établissement hôte, ou bien afin de veiller à la sécurité du noeud DocNet.

L'administrateur est le seul habilité à effectuer des modifications sur le noeud DocNet (modifications des coordonnées du nøeud ou de l'apparence des pages WEB relatives au noeud). Il est également responsable de l'attribution des clef de validation aux valideurs. L'administrateur ne peut, en revanche,être tenu pour responsable des questions liées au contenu du noeud. Cette responsabilité est portée par l'entité responsable du noeud (à laquelle l'admiinstrateur appartient).

Pour maintenir le noeud dont il a la charge au sein du réseau DocNet, l'administrateur doit se signaler chaque année auprès de la Guilde durant la période d'un mois prévue à cet effet. Si cette opération n'est pas effectué, le noeud est placé en quarantaine, le temps pour la Guilde de contacter l'administrateur afin de vérifier si le noeud doit être maintenu dans le réseau.

L'administrateur a la responsabilité des codes d'accès des membres de l'équipe de validation. Il affecte un code personnel à chaque valideur et doit s'assurer que ces codes ne sont pas divulgués. Il doit les changer en cas d'utilisation frauduleuse d'un des codes d'accès.

L'administrateur s'engage à signaler à la Guilde tout conflit entre l'entité qu'il représente et une personne ayant enregistré une fiche dans l'annuaire dont il est responsable.

Les valideurs

Les valideurs sont les garants de la politique éditoriale d'un noeud. Ils autorisent l'affichage des fiches personnelles et disposent pour cela d'un code d'accès personnel leur permettant de les valider. Un valideur a la possibilité de dévalider une fiche, c'est-à-dire de la retirer de l'affichage, s'il est jugé non conforme à la politique éditoriale. Il a également la possibilité d'en modifier le contenu, en particulier pour ce qui concerne la syntaxe et l'orthographe.

La personne ayant enregistré sa fiche sera bien sur tenue informée de toutes les modifications qui sont effectuées.

Les valideurs sont également responsables de la validation scientifique et de la vérification du caractère non confidentiel des fiches personnelles. Ils peuvent bien entendu faire appel à des avis d'autres personnes si cela est précisé dans la politique éditoriale.

Par ailleurs, les valideurs peuvent intervenir dans l'accompagnement de la rédaction de profils de compétences, bien que cet accompagnement puisse se faire d'une autre manière, par exemple au cours de formations à l'insertion professionnelle mises en place par l'entité responsable du noeud. Les valideurs jouent également un rôle dans l'animation du noeud dont ils ont la charge. Ils peuvent par exemple impulser la diffusion d'informations relatives à l'insertion professionnelle des docteurs, l'organisation de rencontres avec des recruteurs ou des entreprises du secteur privé, etc.

Les utilisateurs

Détenteurs de fiches personnelles

Tout personne enregistrant une fiche personnelle au niveau d'un noeud DocNet doit être informé de la Charte DocNet, et de la politique éditoriale dudit noeud. La soumission d'une fiche de compétences entraine l'acceptation de la présente Charte. En particulier, toute personne enregistrant une fiche accepte la mise à disposition sur le réseau Internet des données nominatives qu'elle aura elle-même saisies. Elle est informée que ni l'entité responsable du noeud, ni la Guilde des Doctorants ne sauraient être tenues pour responsables d'une éventuelle utilisation malveillante de ces données par un tiers.

En application de la loi Informatique et Libertés, le détenteur d'une fiche personnelle dispose du droit de rectification et de suppression des données nominatives le concernant : chaque noeud de DocNet présente un formulaire de validation et de correction des fiches personnelles. Si le détenteur d'un profil ne dispose plus de son code d'accès ou en cas de problème technique, il peut demander à tout moment l'arrêt de l'affichage de sa fiche, ou sa suppression, auprès de l'administrateur du noeud. En cas de non réponse dans un délai d'un mois, il peut en faoire référence à la Guilde qui prendra alors contact avec l'entité responsable du noeud. Le non respect des droits des détenteurs de profils³ est une condition suffisante de cessation de la convention de rattachement à DocNet.

Toute personne enregistrant une fiche personnelle s'engage à une rédaction de bonne qualité et cohérente avec son projet professionnel. Si besoin est, elle peut se faire aider par l'entité responsable du noeud. Le détenteur d'une fiche personnelle s'engage également à actualiser les donnés le concernant en particulier ses coordonnées et sa situation professionnelle.

Consultation

Si vous consultez un des serveurs du réseau DocNet, vous vous engagez à respecter la finalité de DocNet qui est d'être un outil de valorisation des compétences des doctorants et docteurs, gérés par les membres du réseau DocNet. En particulier, vous vous engagez à respecter les règles suivantes :

1.

Les données nominatives du réseau DocNet ne doivent pas faire l'objet d'une redistribution systématique, d'un traitement systématique ou d'une fusion avec des données nominatives issues d'un autre système. Seule la circulation d'informations au sein d'une entreprise, d'un groupe d'entreprises ou d'une institution de Recherche ou d'enseignement, dans le cadre d'une recherche de compétences (par exemple en vue d'une embauche) ou d'une recherche d'un contact nominatif est autorisée.

Ces conditions d'utilisation visent à assurer le respect de la finalité des traitements des données contenues dans le réseau DocNet. La valorisation de l'action locale des entités membres du réseau DocNet est un des premiers objectifs de DocNet. La réplication des données contenues dans DocNet sera donc considérée comme préjudiciable à l'ensemble des membres de DocNet.

Concrêtement, cela signifie que vous n'êtes pas autorisé à répliquer même partiellement les données d'un ou plusieurs noeuds DocNet en vue d'une consultation ultérieure via un système informatique quel qu'il soit. Il est donc interdit répliquer les données en vue de l'alimentation d'un serveur WEB ou d'un quelconque système permettant la redistribution de la copie de ces données que vous aurez effectuée.

De même, la mise en place d'un système de traitement à la volée des informations contenues dans DocNet qui aurait pour effet soit d'occulter l'origine de ces données, soit de les fusionner avec d'autres données nominatives provenant d'autres dispositifs est interdite.

Toute violation de ces dispositions entraînera des poursuites judiciaires par un ou plusieurs des entités impliquées dans DocNet. Selon la CNIL, l'utilisation d'un traitement nominatif à d'autres fins que celles qui ont été déclarées lors des formalités préalables constitue un détournement de finalité pénalement sanctionné (art. 226-21 du code pénal) : 5 ans d'emprisonnement et 2 000 000 francs d'amende.

En revanche, vous pouvez, même dans un cadre commercial (cabinets de recrutement, par exemple), consulter DocNet au cas par cas (par exemple pour une recherche de candidats ciblée) et en interne exclusivement, traiter par voie informatique le résultats de vos recherches.

2.

La totalité des documents associés au système DocNet (documentations, notices techniques, code source des pages WEB) sont soumis à la Licence pour Documents Libres qui est disponible sur le site de la Guilde des Doctorants.

Rôle de la Guilde dans DocNet

La Guilde assure la gestion technique du réseau DocNet : gestion des liens entre les différents noeuds locaux et le noeud central, maintenance de l'outil de recherche sur l'ensemble du réseau. Elle assure également l'affichage des caractéristiques des noeuds rattachés au réseau : politique éditoriale, nombre de profils, état du lien avec le noeud (actif, inactif ou en quarantaine).

La Guilde s'assure que les conditions administratives liées à la mise en conformité avec la loi Informatique et Liberté sont vérifiées. Ainsi le rattachement de tout noeud est subordonné à la réception de la photocopie du bordereau d'envoi en courrier recommandé ou de l'accusé de réception du dossier envoyé à la CNIL pour déclaration de la base de données nominatives sous-jacente au noeud DocNet.

La Guilde développe les outils logiciels nécessaires au fonctionnement du réseau : composition automatique d'annuaires de jeunes chercheurs, outil de recherche globale, etc.

La Guilde s'assurera que les sites Web DocNet des différentes entités respectent la Charte Graphique du réseau DocNet, figurant en Annexe A.

La Guilde joue un rôle de médiation dans les conflits pouvant opposer les personnes ayant enregistré une fiche personnelle et l'entité responsable du noeud où a été enregistré la fiche.

La Guilde anime le réseau en permettant à chaque entité de profiter de l'expérience acquise par les autres entités en ce qui concerne les politiques éditoriales : méthodes de validation des fiches personnelles, accompagnement de la rédaction, actions associées à la rédaction de profils (rencontres avec des professionnels du recrutement, des entreprises du secteur privé, etc.), mise en place de partenariats (pour les associations avec les Ecoles Doctorales ou les organismes de recherche pour ce qui touche à la validation scientifique, avec d'autres organismes en charge de l'insertion des docteurs : ABG, APEC, URIS, etc.).

Dans cette optique, les administrateurs des noeuds DocNet seront inscrits sur une liste de diffusion spéciale nommée docnet-adm et hébergée sur les machines de la Guilde des Doctorants. Cette liste sert de canal d'échange entre administrateurs du réseau sur tous les aspects techniques ou autres liés au bon fonctionnement de DocNet.

L'observatoire DocNet

Un Observatoire DocNet sera mis en place, qui aura pour objet :

1.: le suivi du fonctionnement et de l'évolution du réseau DocNet dans un esprit conforme à la présente Charte,
2.: la médiation dans le cas de conflits ne pouvant être réglé par la seule intervention de la Guilde,

L'observatoire dispose d'un rôle d'analyse et de conseil. Plusieurs des personnes morales y participant peuvent mettre en commun des moyens afin de lancer des études sur la dynamique du réseau ou sur le fonctionnement des noeuds. L'Observatoire peut suggérer des actions pour améliorer le réseau ou amplifier son développement. L'Observatoire DocNet est tenu de rendre public ses analyses ainsi que les suggestions qui pourraient en découler.

L'Observatoire DocNet est composé de membres de la Guilde, ainsi que de représentants des différents acteurs intervenant dans l'insertion professionnelle des docteurs : Ministère de l'Éducation Nationale, noeuds DocNet, recruteurs (cabinets de recrutement, responsables des Ressources Humaines dans les entreprises, etc.), organismes (ABG, APEC, URIS, etc.), qui se répartissent comme suit :

1.: Guilde des Doctorants [3 membres dont un expert technique],
2.: Ministères en charge de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche [2 membres],
3.: Représentants des associations de doctorants et docteurs animant un noeud DocNet [3 membres, issus de noeuds distincts],
4.: Représentants des Ecoles Doctorales animant un noeud DocNet [2 membres appartenant à des Ecoles Doctorales distinctes],
5.: Représentants du monde socio-économique (entreprises, collectivités territoriales) [4 membres dont 2 docteurs en activité depuis moins de 5 ans],
6.: Représentants d'entités ayant une mission d'insertion professionnelle (ABG, APEC, AFIJ, ANPE, URIS etc) [2 membres affiliés à des entités distinctes].
7.: Au plus trois personalités extérieures ayant une compétence spécifique relative à l'étude du marché de l'emploi doctoral (sociologue, économiste, expert en recrutement, etc.) ou au fonctionnement du réseau DocNet. Elles ne doivent appartenir à aucune des entités représentées par ailleurs.

Les membres de la Guilde seront désignés par la Guilde. Ceux des ministères en charge de la formation doctorale le seront par le ou les ministres concernés.

Les représentants des associations de doctorants et docteurs, ainsi que des Ecoles Doctorales le seront par vote au sein de chacune des catégories concernées. Les candidatures sont individuelles. Les votes (1 voix par entité) seront transmis à la Guilde par les administrateurs des noeuds.

Les représentants du monde socio-économique seront désignées collégialement sur propositions de la Guilde, du Ministère en charge de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche et des associations de doctorants et docteurs animant un noeud DocNet. De même pour les éventuelles personnalités extérieures ayant une compétence spécifique relative à l'étude du marché de l'emploi doctoral ou au fonctionnement du réseau DocNet.

Les représentants des entités en charge d'une mission d'insertion professionelle seront choisis par l'ensemble des administrateurs de noeuds DocNet. Chaque administrateur propose deux noms de personnes physiques en précisant la personne morale à laquelle elles sont affiliées. Seront retenus les deux noms les plus fréquemment cités. En cas de dégénérescence, un tirage au sort pourra être organisé.

Le renouvellement de l'Observatoire aura lieu tous les trois ans. L'Observatoire se réunira au moins une fois par an. Les désignations et votes pour établir la composition de l'Observatoire pourront se dérouler via Internet.

Charte graphique

Le produit logiciel fourni par la Guilde des Doctorants est susceptible d'être adaptpour s'intégrer à un site WEB déjà existant. Néanmoins, les éléments présents dans la marge de gauche des pages WEB fournies par la Guilde ne doivent pas être modifiés. L'espace disponible sur la partie droite de la page peut en revanche être modifié par l'entité responsable du noeud.

Si une tierce partie développe un logiciel susceptible de gérer un noeud DocNet, pour être inséré dans le réseau DocNet, chaque page visible devra comporter les éléments suivants :

1.: une ancre vers le site de la Guilde des Doctorants comportant le logo de la Guilde ;
2.: une ancre vers le point d'entrée de DocNet sur le serveur de la Guilde des Doctorants ;
3.: une ancre vers la note de mise en garde et la notice de copyright de DocNet.
4.: un lien vers la Charte du réseau DocNet.

Le ou les formulaires d'interrogation disponibles en ligne devront signaler explicitement les conditions d'utilisation des données hébergées par DocNet énumérées en section 4.3.2.

À propos de ce document...

This document was generated using the LaTeX2HTML translator Version 98.1p1 release (March 2nd, 1998)

The command line arguments were:
latex2html -dir /home/garp/web/guilde/docnet/Help/charte -auto_prefix -local_icons -split 0 charte.

The translation was initiated by Pascal Degiovanni on 2000-09-02

Footnotes

... Recherche ¹: EPST et EPIC inclus
... installer ²: Dans les limites prévues par les licences des logiciels
... profils ³: Droit de rectification, d'opposition et de suppression sur les données nominatives les concernant.

Pascal Degiovanni
2000-09-02